David Allen, tác giả cuốn sách Nghệ thuật làm việc năng suất, đưa ra một số lời khuyên giúp bạn tránh lãng phí thời gian trong công sở và tập trung làm việc:

Theo một cuộc khảo sát gần đây của trang salary.com, rất nhiều nhân viên thừa nhận rằng họ đã lãng phí 2 trong 8 tiếng làm việc ở văn phòng.

Theo một cuộc khảo sát gần đây của trang salary.com, rất nhiều nhân viên thừa nhận rằng họ đã lãng phí 2 trong 8 tiếng làm việc ở văn phòng. Nếu bạn cũng là một người trong số đó, hãy chấn chỉnh lại phong cách làm việc của mình để phát huy hết năng suất của bản thân và đạt tới đỉnh cao sự nghiệp.

David Allen, tác giả cuốn sách Nghệ thuật làm việc năng suất, đưa ra một số lời khuyên giúp bạn tránh lãng phí thời gian trong công sở và tập trung làm việc:

Hạn chế làm nhiều việc cùng lúc

Thay vì vừa đọc tài liệu, vừa nói chuyện với khách hàng, hãy tập trung hoàn thành từng việc một. Nhiều người lầm tưởng rằng làm nhiều việc cùng lúc sẽ tiết kiệm thời gian nhưng thực tế lại ngược lại bởi sự thiếu tập trung sẽ khiến chất lượng công việc giảm sút.

Hạn chế kiểm tra hòm thư

Bạn không nên kiểm tra email liên tục, trừ trường hợp công việc của bạn yêu cầu phải tương tác liên tục qua email. Hãy tính xem, mỗi lần báo thư đến, bạn kiểm tra và trả lời cả những thư không cần thiết, bạn sẽ lãng phí khoảng 5 phút. Với vài lần như vậy trong ngày, bạn sẽ lãng phí tới cả một giờ làm việc. Thay vào đó, hãy dành một khoảng thời gian nhất định trong ngày để kiểm tra và trả lời thư.

Thư thái đầu óc

Hãy dành vài lần trong ngày làm việc, mỗi lần vài phút để thư giãn đầu óc. Chỉ cần đi dạo quanh văn phòng hoặc tránh xa màn hình máy tính, bạn sẽ lấy lại sự tập trung và minh mẫn để tiếp tục công việc.

Loại bỏ những cuộc họp không cần thiết

Đôi khi những cuộc trao đổi qua email, điện thoại vẫn có thể giải quyết công việc hiệu quả mà không cần phải gặp mặt trực tiếp và ngược lại. Bạn cần xác định được tính chất, tầm quan trọng của vấn đề mà có hình thức trao đổi phù hợp, tránh những cuộc trao đổi không cần thiết và tốn thời gian.

Học cách từ chối

Khi đồng nghiệp nhờ giúp đỡ trong khi bạn cũng đang rất bận rộn, hãy lịch sự nói " không ". Và ngay cả với sếp, anh/ cô ấy giao thêm việc trong khi bạn còn hàng đống dự án chưa hoàn thành, hãy nói chuyện thẳng thắn với sếp.

Nói "không " với mạng xã hội

Nếu không dùng trong công việc, hãy lên các trang mạng xã hội như Facebook, Twitter… khi ở nhà. Đừng nghĩ rằng mình chỉ lên kiểm tra tin nhắn, bạn có thể click vào những đường link hấp dẫn, xem ảnh của người này đến người khác. Và như vậy bạn sẽ không còn thời gian để làm việc.

Lập danh sách

Ghi chép là biện pháp hữu ích không chỉ với những người hay quên. Nó giúp bạn không bỏ sót những nhiệm vụ quan trọng. Bạn nên có 2 danh sách: những việc cần làm trong ngắn hạn và dài hạn. Đừng bắt đầu 1 ngày mới mà không biết cần làm gì và những nhiệm vụ nào cần ưu tiên.

Dọn dẹp bàn làm việc

Hãy dành 15 phút cuối ngày làm việc để dọn dẹp lại bàn làm việc của mình. Loại bỏ những gì không cần dùng nữa và chuẩn bị tài liệu cho ngày hôm sau.

Có vẻ như năm 2011 không phải là thời điểm tốt nghiệp thuận lợi. Thị trường việc làm dù có những tín hiệu khả quan nhưng vẫn còn khá ảm đạm. Sinh viên mới tốt nghiệp cần xác định mục tiêu nghề nghiệp rõ ràng, khẳng định được thương hiệu cá nhân để thuyết phục nhà tuyển dụng. Sau đây là 10 việc bí quyết giúp bạn nhanh chóng tìm được việc làm như ý.

Xác định phương hướng

Mạng xã hội LinkedIn này hiện có hơn 100 triệu thành viên và tất cả cùng hướng đến việc mở rộng mạng lưới quan hệ công việc và kinh doanh.

Một trong những sai lầm lớn nhất của sinh viên mới ra trường là lao đi tìm việc mà không xác định được mục tiêu rõ ràng. Ví dụ: Bạn tốt nghiệp ngành marketing. Bạn đã xác định là bạn muốn làm marketing cho một công ty kiểm toán hay một một ty chuyên về hàng tiêu dùng hay chưa? Thường thì các bạn sinh viên mới ra trường nhận ngay công việc đầu tiên được đề nghị. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng cần một nhân viên có mục tiêu rõ ràng.

Hãy trả lời 3 câu hỏi: Bạn có thích công việc này không? Việc làm này có đúng với năng lực của bạn không? Có vị trí nào phù hợp hay không? Bạn nên chọn hai hoặc ba công việc phù hợp với mục tiêu của bạn và tập trung tìm hiểu kỹ các công việc đó. Không nên rải hồ sơ đại trà và ngồi đợi.

Hoàn chỉnh đơn xin việc

Nếu bạn dự định nộp đơn ứng tuyển nhiều công việc khác nhau thì bạn nên làm nhiều bộ hồ sơ phù hợp với yêu cầu cụ thể của từng công việc. Ví dụ, nếu bạn đang dự định ứng tuyển vào vị trí nhân viên marketing ở ngành hàng tiêu dùng, tiếp thị chuyên nghiệp, chăm sóc sức khỏe thì bạn nên làm 3 bộ hồ sơ với nội dung phù hợp với từng công việc. Mỗi hồ sơ phải làm nổi bật các kỹ năng và mục tiêu của bạn.

Phần tóm tắt ngắn gọn ở phần đầu đơn xin việc sẽ cho người đọc biết tại sao bạn hứng thú với công việc này và thuyết phục họ: Tôi chính là ứng cử viên phù hợp nhất. Những gạch đầu dòng tiếp theo trong hồ sơ phải được chọn lựa cẩn thận. Bạn có rất nhiều kinh nghiệm, kỹ năng và bằng cấp nhưng chỉ cần liệt kê những chi tiết có liên quan đến công việ mà bạn ứng tuyển. Bên cạnh các gạch đầu dòng, bạn cũng nên mô tả công việc và kinh nghiệm học được một cách ngắn, ngay cả công việc bán thời gian. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá chính xác hơn khả năng và kinh nghiệm của bạn.

Chú ý tới văn phong

Phong cách viết trịnh trọng đã lỗi thời. Ngôn ngữ giản dị gần gũi sẽ dễ gây ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn. Viết trịnh trọng không giúp bạn ghi thêm điểm mà chỉ khiến nhà tuyển dụng mệt mỏi. Hãy học cách trình bày hồ sơ ngắn gọn, đầy đủ của mạng xã hội LinkedIn.

Tham gia mạng xã hội LinkedIn

LinkedIn dù không ồn ào và sôi nổi như Facebook nhưng là nơi rất tốt để bạn mở rộng các mối quan hệ công việc và là nơi các nhà tuyển dụng tìm kiếm ứng viên tìm năng. Mạng xã hội này hiện có hơn 100 triệu thành viên và tất cả cùng hướng đến việc mở rộng mạng lưới quan hệ công việc và kinh doanh. Đăng ký thành viên rất dễ dàng nhưng bạn nhớ để hình đại diện nghiêm túc.

Kết nối các mối quan hệ

Là sinh viên mới ra trường, bạn hãy trân trọng và tận dụng mọi mối quan hệ bạn biết để tìm việc. Đừng rụt rè và xấu hổ, đây không phải là một việc xấu. Tất cả những điều bạn cần là một cơ hội để chứng minh khả năng trước nhà tuyển dụng. Có nhiều thông tin tuyển dụng không được đăng tải rộng rãi và có những người sẵn sàng hỗ trợ bạn thăng tiến trong nghề nghiệp mà bạn không ngờ tới.

Tìm kiếm nhà tuyển dụng

Ngoài các mẩu tin đăng tải trên trang web việc làm, bạn cũng nên tự tìm hiểu về các công ty khác trong lĩnh vực mà bạn muốn ứng tuyển. Các trang danh bạ doanh nghiệp sẽ giúp bạn tìm hiểu thông tin của công ty. Nếu hiện tại công ty mà bạn nhắm tới chưa có nhu cầu tuyển dụng, hãy thường xuyên theo dõi website của họ hoặc kết nối với họ qua LinkedIn.

Hiểu rõ giá trị của mình

Bạn nên tìm hiểu kỹ về mức lương trung bình của ngành. Đây là thông tin mà bạn phải nắm rõ trước khi quyết định ứng tuyển để khi nhà tuyển dụng hỏi về mức lương mong muốn thì bạn đã có sẵn câu trả lời thích đáng. Thường thì các ngành xã hội có mức lương thấp hơn ngành tài chính. Hãy tham khảo thông tin từ các diễn đàn và người quen.

Thực tập phỏng vấn càng nhiều càng tốt

Bạn nên đến dự mọi cuộc phỏng vấn tuyển dụng mà bạn được mời, dù đó là công việc bạn chưa vừa ý lắm hoặc một công ty mà bạn không có cảm tình. Các cuộc phỏng vấn này sẽ giúp bạn có nhiều kinh nghiệm và bản lĩnh hơn. Bạn cũng không nên từ chối khi gia đình và bạn bè giới thiệu những người quen có ý giúp đỡ chia sẻ kinh nghiệm. Một buổi uống cà phê không mất nhiều thời gian của bạn, mà trái lại, sẽ đem đến cho bạn nhiều thông tin quý giá.

Đừng đọc diễn văn

Khi trình bày mục tiêu với nhà tuyển dụng, hãy trình bày ngắn gọn và cụ thể mục tiêu của bạn. Nhiều bạn đã chuẩn bị sẵn cả một bài diễn văn cho buổi phỏng vấn và điều này chỉ có hại cho bạn. Bản thân bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng các kế hoạch, mục tiêu cũng như hiểu rõ cá tính, sở thích và ước mơ của mình nên không việc gì phải viết ra cả một bài diễn văn và học thuộc nó. Hãy trao đổi với nhà tuyển dụng như nói chuyện với những người bạn. Đừng kể lể và cố gắng thể hiện một hình ảnh khác với chính bản thân mình. Sự chân thành sẽ giúp bạn ghi điểm.

Phần lớn mọi người xem việc phải nói chuyện trước đám đông là nỗi sợ hãi kinh khủng nhất. Nỗi sợ đó còn hơn cả sợ rắn, sợ đi máy bay, hoặc ngay cả sợ cái chết. Nhưng chúng ta không thể trốn tránh nó mãi. Nhiều người trong chúng ta có thể được mời ra trình bày một báo cáo, phát biểu trong buổi họp phụ huynh học sinh, nói lời chúc mừng trong lễ cưới. Làm sao để bạn có thể vượt qua những thử thách đó. Thật đơn giản chỉ với một chút thời gian luyện tập

– Quy tắc quan trọng nhất trong việc nói chuyện trước đám đông là bạn phải biết mình nói gì. Điều này nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng thông thường các “diễn giả” không hề có một ý niệm rõ ràng về những gì họ truyền đạt đến người nghe. Bạn cần phải biết chính xác bạn sẽ đưa người nghe đến đâu. Một khi đã biết, hãy liệt kê nó thành 3 hay 4 điểm chính và soạn bài nói của mình tập trung vào những điểm này thôi. Bạn không phải là một cuốn từ điển sống, việc đưa ra quá nhiều thông tin hay không đủ thông tin cũng đều dở như nhau.

– Thực hành, nhưng không cần quá nhiều: Liệt kê ra những gì bạn sẽ nói và tập nói 1 hay 2 lần. Sẽ rất hay nếu như bạn canh thời gian trong khi tập, việc đó sẽ giúp bạn kiểm soát được thời gian nói mà không sợ bị lố. Có thể sẽ có những phút ngẫu hứng tình cờ xảy ra làm bạn bất ngờ và làm khán giả thích thú. Bạn sẽ không còn muốn xuất hiện trước đám đông nếu bạn đã nói về một đề tài cả ngàn lần rồi, bạn sẽ cảm thấy chán và chẳng thèm để ý tới khán giả nữa. Bạn cũng nên lập kế hoạch sẽ mặc những gì. Chú ý rằng đó phải là bộ đồ mà bạn cảm thấy thoải mái khi mặc vào. Và điều quan trọng nhất, đó phải là bộ đồ mà bạn biết sẽ làm mình nổi bật. Quyết định trước việc mình sẽ mặc gì trong ngày diễn thuyết sẽ làm bạn bớt lo lắng hơn.

– Hãy là chính mình! Nhiều người cảm thấy cần phải rập khuôn theo phong cách của ai đó khi nói trước đám đông, đó là vì họ cảm thấy họ không đủ tự tin để lôi cuốn sự chú ý của khán giả. Một số cảm thấy bị “khớp” và nghiêm túc quá mức và quên rằng tính hài hước cũng là một công cụ quan trọng của diễn giả. Đừng nên chỉ tập trung vào vấn đề chính, đôi khi những giai thoại cá nhân hay những mẩu chuyện nhỏ cũng là một cách rất tốt để hòa nhập với khán giả.

– Khán giả là bạn bè! Khán giả luôn ở đó, bởi vì họ quan tâm tới những gì bạn sẽ nói và muốn nghe bạn nói về vấn đề đó. Họ muốn bạn phải làm tốt. Đừng nghĩ khán giả như là một khối người thù địch, hãy xem họ chỉ là một nhóm cá nhân riêng lẻ. Hãy cố gắng nhìn vào một ai đó một lúc. Khi nói chuyện với khán giả, tiếp thu những ý kiến phản hồi của họ để hoàn thành bài nói chuyện của mình.

– Bạn sẽ vượt qua thôi mà! Tôi chưa bao giờ từng nghe thấy có ai chết trên bục diễn thuyết cả. Bạn cũng không bị thở dốc, hụt hơi, quên mất tên mình hay bị nổi nóng. Đấy là những chuyện gây ám ảnh cho bất cứ ai phải đứng trước đám đông. Người ta gọi đó là cơn ác mộng của diễn viên. Việc đó hoàn toàn bình thường. Sử dụng một số kỹ thuật thư giãn trước khi bắt đầu. Bạn có thể tìm một nơi để nhảy lên nhảy xuống hoặc dậm chân thật manh, điều này sẽ giúp bạn cảm thấy vững vàng và giảm bớt căng thẳng. Lắc bàn tay và co duỗi nắm tay. Điều này sẽ làm tay bạn bớt run. Nếu run tay thực sự là một vấn đề thì hãy nắm lấy một tấm danh thiếp hay nắm vào bục diễn thuyết khi nói chyện. Lè lưỡi ra, trợn mắt và há miệng to hết cỡ, sau đó nhăn tít mặt lại. Việc này sẽ làn thư giãn các cơ mặt của bạn. Hít thật sâu và thở mạnh ra tiếng để làm ấm giọng của bạn. Tưởng tượng như bạn đang ở trên một đám mây, không gì có thể làm hại đến bạn khi bạn đang ở trong đó. Hãy cố gắng giữ hình ảnh ấy trong đầu khi bạn đang đứng trên diễn đàn. Sẽ trở nên dễ dàng hơn! Nói chuyện trước công chúng càng nhiều, việc đó càng trở nên dễ dàng hơn. Có khi bạn còn cảm thấy thích nữa ấy chứ!