Có rất nhiều thứ tiếp diễn khi một giao dịch bán hàng hoàn tất –  và cũng không ít việc xảy ra để đến được với thời điểm diệu kỳ này khi mà khách hàng đút tay vào túi và rút tiền ra đưa bạn.

Làm thế nào  khách hàng đến được đó? Những gì khiến họ lựa chọn sản phẩm của bạn trong số vô vàn các sản phẩm? Có phải do sản phẩm? Do bản thân các tính năng của sản phẩm? Hay do tâm trạng, do tính thuyết phục của đội ngũ bán hàng? Hành vi của khách hàng rất phức tạp, nhưng luôn có một hệ thống các bước đi bạn có thể thực hiện để biến những khách ghé thăm thành khách hàng chiính thức.

Từng bước một…

Giả sử bạn đang ở một buổi tiệc và thấy một đối tượng rất hấp dẫn. Bạn muốn một cuộc hẹn hò với người đó trong khi các kỹ năng xã hội của bạn không nhiều.

Điều đầu tiên bạn nói với người này có thể sẽ không phải là: “Xin chào, tên mình là Jamie, bạn có sẵn lòng dùng bữa tối cùng mình vào thứ ba tuần tới?”. Thay vào đó, có một loạt các bước đi cần thiết bạn phải thực hiện để gia tăng cơ hội thành công cho cuộc hẹn.

Bán hàng cũng giống như vậy. Đây là một quy trình nhiều bước mang tính hệ thống. Có một vài quy trình hệ thống rất hiệu quả, nhưng trọng tâm ở đây sẽ là một quy trình hướng tới khách hàng. Các bước cụ thể như sau:

1) Xây dựng Mối quan hệ và Lòng tin tưởng

Mọi người sẽ giao dịch kinh doanh với những ai họ yêu mến và có cảm giác tin cậy. Công việc của bạn là khiến các khách hàng muốn được giao dịch kinh doanh với bạn, chứ không phải là khiến khách hàng nghĩ về bạn là một người thông minh, giàu có, đẹp trai và thực sự có năng khiếu chơi bóng rổ. Vậy phải làm thế nào? Nó tuỳ thuộc vào các khách hàng của bạn.

Những nhân viên bán hàng hiệu quả hay các thông điệp bán hàng thích hợp luôn hướng tới khả năng thích ứng với khách hàng. 

ếu khách hàng của bạn là người bình thường và không quá sôi nổi, bạn hãy là một người bình thường và không quá sôi nổi giống họ. Bạn có thể sử dụng đôi chút hài hước và trò chuyện. Nếu khách hàng của bạn đang vội vã, hãy cắt bỏ những câu nói rườm rà và đi thẳng vào nhu cầu của họ. Nếu khách hàng của bạn thích nói chuyện về bóng rổ, hãy làm thỏa mãn họ.

Sự thích nghi có thể được thực hiện theo hai phương diện: 1) nhịp điệu (nhanh đối ngược với chậm) và 2) nhiệm vụ hay mối quan hệ (xây dựng mối quan hệ đối ngược với đi thẳng vào kinh doanh).

Bạn muốn biết mình là dạng người nào?

Đến thời điểm này là thích hợp để bắt đầu xây dựng độ tin cậy trong con mắt khách hàng. Một vài cách để thực hiện đó là:
 

• Hỏi những câu hỏi chuẩn xác (Nó cho mọi người thấy bạn có sự chuẩn bị kỹ lưỡng). 
• Chú ý lắng nghe một cách chủ động nhất.
• Đừng trở thành người biết tất cả mọi thứ. Điều đó chỉ khiến mọi người lánh xa bạn. 
• Đưa ra những cam kết, hứa hẹn.
• Hỏi những câu hỏi xác nhận mà có thể trả lời “có” hay “không”, và sau đó giải thích bạn hiểu rõ khách hàng ở đâu trong quá trình ra quyết định.

Một ví dụ câu hỏi xác nhận thích hợp sẽ là: “Vậy bạn đang tìm kiếm một máy in màu để in ảnh kỹ thuật số, nhưng bạn không chắc về giá trị của nó cho một vài tính năng bổ sung khác?”.

2) Thu thập thông tin khách hàng

Đây là một vấn đề rất sâu rộng và tương đối phức tạp. Ở đây chỉ đề cập đến những khu vực thông tin mà các công ty còn yếu nhất.

Khu vực đầu tiên liên quan tới những thay đổi và thách thức trong ngành nghề của khách hàng. Sẽ rất quan trọng với việc biết rõ các trở ngại có liên quan mà họ phải đối mặt hàng ngày, biết rõ các khó khăn của họ và nỗ lực hiểu được hoàn cảnh của họ có thể thay đổi như thế nào.

Ví dụ: nếu bạn đang bán đồ nội thất văn phòng, hãy biết những xu hướng nào trong ngành nghề kinh doanh. Có phải ngày càng nhiều công ty phải thuê các căn phòng khách sạn cho nhân viên làm việc? Có những lo ngại tâm lý nào liên quan tới vấn đề môi trường hay sức khoẻ của vật liệu sản xuất?

Hãy biết rõ những gì đang và sẽ diễn ra với các khách hàng và giúp họ giải quyết tốt các xu hướng hay thay đổi họ phải đối mặt.

Một khu vực khác mà có thể thông tin còn thiếu sót đó là hiểu rõ các mục tiêu thực chất và những giới hạn nguồn lực của khách hàng. Hãy lấp đầy thiếu hụt này bằng việc biết rõ những lợi ích nào các khách hàng quan tâm nhất trong sản phẩm của bạn. Các khách mua sắm trên cơ sở các lợi ích, vì vậy hãy chắc chắn bạn hiểu rõ chúng là gì.

Cũng như vậy, hãy nỗ lực biết được những gì ảnh hưởng lên quyết định mua sắm của khách hàng, những yếu tố tài chính hay chính trị nào tác động lên quy trình mua sắm thực tế của họ. Họ sử dụng thẻ tín dụng công ty hay cá nhân? Liệu họ có thể tự mình ra quyết định mua sắm, hay họ cần tới các thông tin hấp dẫn khác về sản phẩm để trình người ra quyết định cuối cùng tại nhà hoặc nơi công sở?

Và bạn không thể không tìm hiểu về các đối thủ cạnh tranh. Đây là vấn đề hết sức cơ bản nhưng còn chưa được quan tâm đúng mức. Hãy biết rõ sản phẩm của bạn đang nằm ở đâu trên thị trường tương quan với sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh.

Hãy thẳng thắn khi bạn nói chuyện về các lợi thế tương xứng của sản phẩm của bạn so với sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh. Bạn có thể nhấn mạnh các ưu điểm của sản phẩm của bạn, nhưng việc nói dối hay thổi phồng quá mức chỉ huỷ hoại lòng tin bạn đã xây dựng trước đó.

Hãy nhớ rằng: các khách hàng mua sắm vì những lý do của họ, chứ không phải của bạn. Đừng nhồi nhét sự tuyệt vời của sản phẩm bạn cung cấp vào tâm trí khách hàng. Hãy lắng nghe những gì họ quan tâm nhiều nhất và nhấn mạnh chúng.

3) Đề xuất hành động

Lời đề xuất hành động của bạn phần nào liên quan tới việc mua sắm sản phẩm/dịch vụ. Cách thức để đề xuất hành động đó là kể câu chuyện của bạn và để người mua quyết định.

Làm thế nào để kể một câu truyện? Bạn đề nghị một giải pháp và sau đó thuyết phục khách hàng rằng sản phẩm/giải pháp của bạn không những làm được những gì mà các đối thủ cạnh tranh làm mà còn tốt hơn ở góc độ nào đó.

Chìa khoá ở đây là các khách hàng phải nhận thức được sự khác biệt giữa sản phẩm của bạn với sản phẩm của đối thủ cạnh tranh. Cách thức hiệu quả nhất để diễn giải sự khác biệt đó là đảm bảo rằng giải pháp đề xuất của bạn luôn:
 

• Thích hợp với các nhu cầu của khách hàng, điều mà bạn khám phá được thông qua chủ động lắng nghe và đặt câu hỏi trong giai đoạn thu thập thông tin. 
• Khác biệt so với những sản phẩm/giải pháp/hành động được các đối thủ cạnh tranh đưa ra. 

Hãy giúp đỡ các khách hàng hiểu được làm thế nào sản phẩm của bạn đưa ra được những lợi ích quan trọng nhất đối với họ. Và sau đó giải thích chi tiết những gì sản phẩm của bạn ưu việt hơn so với đối thủ cạnh tranh. Bạn không thể làm được điều này trừ khi sản phẩm của bạn có vị thế vững chắc và đội ngũ bán hàng trở nên rất thân quen với các bản bố cáo thị trường.

4) Có được sự gắn kết

Một mức độ gắn kết nào đó là rất quan trọng vào thời điểm kết thúc của quy trình bán hàng. Nếu bạn không cảm nhận được bạn có thể kết thúc một giao dịch bán hàng lý tưởng, hãy cố gắng có được một sự gắn kết nào đó với khách hàng.

Ví dụ, nếu khách hàng của bạn chưa sẵn sàng cho một số lượng đơn đặt hàng quần áo Levi bạn cung cấp, hãy có được sự gắn kết với họ bằng việc đưa ra một chào hàng đặc biệt nào đó, hay thậm chí là đặt ra cuộc hẹn với họ đến văn phòng của bạn, thử nghiệm các mặt hàng mới và bàn thảo về những lựa chọn khác nhau. 

Trên con đường đến với sự gắn kết, bạn có thể đương đầu với những phản đối , thậm chí cả cáu giận. Để vượt qua thách thức này, bạn cần:

• Trước khi bán hàng, hãy lên danh sách các phản đối có thể lường trước được và xây dựng những giải pháp cho chúng. 
• Luôn thừa nhận và giải thích rằng bạn hiểu sự phản đối.
• Hiểu rằng những cản trở xuất hiện là bình thường bởi vì các khách hàng thấy được họ có thể “thua” phần nào đó.
• Sử dụng các câu hỏi để tìm hiểu về thái độ của khách hàng, chẳng hạn như: “Liệu có gì khiến quý vị không chắc chắn?”.

Một khi bạn hiểu rõ nguyên nhân của sự phản đối, bạn đã chuẩn bị tốt để đối phó với nó.

Một vài suy nghĩ sau cùng

Các khách hàng luôn có ý nghĩa quan trọng nhất; và những nhu cầu của họ cần được đặt lên hàng đầu. Bạn cần phải lắng nghe họ, biết rõ những lợi ích họ quan tâm tới, những lo lắng của họ là gì để tập trung vào các nhân tố này.

Hãy luôn linh động và thích nghi với các khách hàng, đừng mong đợi họ thích nghi với bạn. Và cuối cùng, bạn cần nhớ rằng nếu bạn không đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, một ai đó ngoài kia sẽ thay bạn làm tốt điều này.

 Mục tiêu khóa học

• Xây dựng bản năng “khách hàng làm trung tâm” trong quan hệ với khách hàng.
  
• Nhận dạng những phẩm chất cơ bản mà nhân viên bán hàng cần có.
  
• Các kỹ năng giao tiếp cần thiết để thực thi nhiệm vụ bán hàng – cung cấp dịch cho hai loại đối tượng đặc thù: khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp.
  
• Thống nhất về chu trình dịch vụ khách hàng.
  
• Xử lý từ chối sử dụng dịch vụ, lời phàn nàn của khách hàng và khách hàng khó tính.
  
• Phát triển, thiết lập mối quan hệ với khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp
  
  

Đối với thị trường tổ chức (B2B), nhân viên bán hàng là một kênh truyền thông hữu hiệu nhất trong tất cả các công cụ truyền thông marketing. Người bán hàng B2B giỏi thường là người có kỹ năng thiết lập và duy trì quan hệ cá nhân (relationship management) tốt, đặc biệt là đối với khu vực Châu Á, nơi mà mọi người duy trì một tập tục bất thành văn là "không làm ăn với người lạ".

Các chuyên gia thường khuyên rằng nếu bạn là người bán hàng trong lĩnh vực B2B, hãy cố gắng thiết lập quan hệ cá nhân trước khi nói chuyện làm ăn. Điều nầy lý giải lý do vì sao chúng ta thấy nhiều "deal" làm ăn lớn được xãy ra trên sân gôn, nhiều hợp đồng mua bán được thỏa thuận trên sân tennis hay trên bàn nhậu.

Ngoài yếu tố quan hệ, bán hàng tổ chức cũng được người ta đúc kết thành một số kinh nghiệm phổ biến như sau:
– Trước hết hãy so sánh sản phẩm/dịch vụ của bạn với các công ty khác xem bạn hơn người ta ở những điểm nào?
 
– Phân loại khách hàng từ số dữ liệu mà bạn có chia họ thành nhóm dựa trên nhu cầu mà họ cần. Loại bỏ những nhóm mà nhu cầu của họ bạn không bao giờ đáp ứng được, hoặc nếu cố gắng lắm cũng không thể đáp ứng tốt bằng công ty khác.
 
– Trong số những nhóm khách hàng còn lại, nhóm khách hàng nào có nhu cầu phù hợp với những điểm mạnh của bạn?
 
– Tìm hiểu thật kỹ càng số khách hàng nầy, ai là người có quyền quyết định, ai là người không quyết định nhưng cũng có tiếng nói quan trọng.
 
– Trong số những người quan trọng đó, từng người trong số họ có thể có những quan tâm khác nhau, họ quan tâm điều gì? Họ biết gì về công ty bạn, suy nghĩ như thế nào về công ty bạn, điểm nào tốt, điểm nào xấu?
 
– Chuẩn bị nội dung mà bạn sẽ trình bày khi gặp họ, trong đó chứng tỏ cho họ thấy những điều họ cần nhất chính là những mặt mạnh trong sản phẩm/dịch vụ của bạn. Nội dung trình bày của bạn cũng cần phải bao gồm những thông tin cập nhật nhằm xoá tan đi những suy nghĩ, nhận thức không đúng, lệch lạc về công ty bạn.
 
– Lên kế hoạch tiếp cận từng khách hàng một. Nếu không gặp được cùng lúc những nhân vật quan trọng thì hẹn gặp từng người một (càng tốt). Khi tiếp xúc từng người thì lưu ý tập trung trình bày sâu vào những vấn đề mà nhân vật ấy quan tâm chứ không nên trình bày lan man. Nếu bạn không am hiểu tường tận về mặt kỹ thuật thì nên đưa người am hiểu kỹ thuật đi cùng để có thể giải đáp ngay những thắc mắc có liên quan đến kỹ thuật.
 
– Sau khi tiếp xúc xong, tiếp tục theo dõi, hỏi han, thăm viếng để phát hiện và giải quyết những vướng nhằm sớm tiến đến ký hợp đồng.
 
– Nếu giữa sản phẩm của bạn và những công ty khác hầu như không có sự chênh lệch rõ ràng, thì tìm cách tăng giá trị bằng các dịch vụ cộng thêm khác.
 
– Xây dựng quan hệ lâu dài bằng chữ tín và sự tận tình.

Lưu ý: Gọi rằng khách hàng của bạn là công ty, nhưng thực ra công ty ấy không mua sản phẩm/dịch vụ của bạn, mà những người trong công ty ấy mới chính là người mua hàng, cho nên xây dựng quan hệ cá nhân là quan trọng.